Gestão contabilística é uma ferramenta valiosa que simplifica, otimiza e acelera a contabilidade das suas atividades de serviço ao cliente.
De facto, com o Supremo pode contabilizar as intervenções remotas, realizadas por si ou pelos seus funcionários, e obter automaticamente relatórios e dados úteis para a faturação.
Os contratos de prestação de serviços celebrados com os clientes, quer se trate de uma assinatura paga ou assinatura, podem ser configurados muito facilmente na Consola.
Pode verificar todas as ligações remotas efectuadas a cada cliente, incluindo a assistência adicional prestada e as notas.
Finalmente, pode proceder à contabilização das assistências, efetuando pesquisas personalizadas e extraindo as informações contabilísticas para um ficheiro .csv.
A funcionalidade pode ser encontrada em Serviços de apoio - Gestão contabilística.
Os perfis que cria podem ser associados a grupos no seu livro de endereços; por conseguinte, é aconselhável ter um grupo no seu livro de endereços para cada um dos seus clientes.
Para atribuir um contrato a um cliente, clique em Atribuir perfil ao grupo, selecione o grupo no seu Livro de endereços (Cliente) e o perfil de contabilidade entre os que criou. Clicar em Atribuir.
Em caso de alteração dos perfis contabilísticos e das afetações, as novas taxas serão aplicadas à assistência contabilizada após essa alteração.
O contrato consumo é calculado com base na duração da assistência prestada e nas tarifas fixadas para as diferentes etapas temporais.
Cada perfil contabilístico pode ser associado a um ou mais grupos do seu livro de endereços. É possível criar um único perfil contabilístico e utilizá-lo para todos os clientes aos quais se aplica a mesma tarifa.
A faturação será obviamente feita por cliente, mesmo que a tarifa seja partilhada.
Para o contrato de pagamento por utilização, pode definir:
- Duração mínima da contabilidade: número mínimo de minutos para guardar a assistência remota na gestão da conta
- Duração do intervalo inicial: intervalo de tempo (em minutos) do primeiro disparo
- Custo de intervalo inicial: montante do adiantamento a cobrar pela primeira etapa
- Duração dos intervalos subsequentes: intervalo de tempo (em minutos) dos disparos seguintes ao primeiro. Para calcular a duração efetiva e não os disparos, é necessário introduzir 1
- Custo dos intervalos subsequentes: montante do adiantamento a cobrar por cada etapa após a primeira.
Para gerir as tarifas sem rutura inicial, basta deixar os campos de duração e de custo da rutura inicial a 0 e introduzir apenas as informações das frações seguintes.
Alguns exemplos de perfis contabilísticos com várias tarifas:
- para as tarifas horárias, devem ser introduzidos 60 minutos no campo Duração das etapas subsequentes e o montante a cobrar por uma hora de assistência em Custo das etapas subsequentes
- para as tarifas baseadas na duração efetiva da assistência, deve ser introduzido 1 minuto no campo Duração das etapas subsequentes e o custo por minuto em Custo das etapas subsequentes
para as tarifas com escalões, o montante do escalão inicial é calculado para os minutos de assistência introduzidos em Duração do escalão inicial (mesmo que a assistência tenha uma duração inferior, é cobrado o montante do escalão inicial). O custo do acréscimo inicial será adicionado ao custo dos acréscimos seguintes.
O contrato de assinatura é contabilizado com base na duração da assistência prestada, que é deduzida do número total de horas definido no contrato.
Para os contratos de assinatura, as horas de ligação serão subtraídas diretamente do perfil da conta. Por conseguinte, se tiver vários clientes com o mesmo tipo de perfil, deve introduzir um contrato separado para cada um deles.
Para o contrato de subscrição, pode definir:
- Duração mínima da contabilidade: número mínimo de minutos para guardar a assistência remota na gestão da conta
- Número total de horas: número de horas previstas na subscrição
- Montante: custo total da subscrição
Duração dos disparos: intervalo de tempo (em minutos) de cada disparo. Para calcular a duração efetiva e não os disparos, é necessário introduzir 1
Para contabilizar a assistência, selecionar no Filtro de grupo para cálculo contabilístico o Grupo (Cliente) pelo qual é necessário contabilizar.
É possível utilizar o filtro temporal para considerar apenas a assistência a contabilizar num determinado período (1).
Um indicador colorido mostra imediatamente qual a assistência que deve ser contabilizada (amarelo) e qual a que já foi contabilizada (verde) (2).
Pode adicionar a Duração adicional em minutos (3) e notas (4).
A Duração adicional é o tempo de assistência adicional a contabilizar que pode ser introduzido manualmente, por exemplo, no caso de a assistência exigir um trabalho adicional fora da ligação remota estabelecida com o Supremo e registada automaticamente.
Também pode introduzir um número negativo para reduzir a duração da assistência.
Após editar este campo, o custo é atualizado automaticamente.
Para contabilizar uma assistência, basta clicar no ícone do cadeado (5): a assistência será marcada como contabilizada e deixará de ser possível alterar o seu custo ou a sua duração.
A partir do botão Contabilizar tudo (6), pode contar massivamente todas as assistências amarelas que tem nos seus resultados de pesquisa.
As informações podem ser extraídas num ficheiro .csv (7).
No caso de um contrato consumo, é possível verificar imediatamente os detalhes do perfil contabilístico associado ao cliente selecionado.
Para cada assistência, pode verificar:
- o utilizador de serviços
- o PC remoto que está a ser suportado
- a data e hora de início e fim da ligação
- a duração do serviço (duração da ligação, duração adicional que pode adicionar manualmente, duração total)
- o custo total calculado com base na tabela de tarifas inscrita no perfil contabilístico e na duração da ligação (duração efetiva + eventual duração suplementar)
O botão Calcular os totais é uma funcionalidade muito útil que lhe permite ter, para o cliente selecionado e para os filtros já utilizados, um resumo em tempo real de
- total de horas/minutos de assistência já contabilizados
- o custo já contabilizado
- total de horas/minutos de assistência ainda por contabilizar
- o custo ainda por contabilizar
Para o contrato deassinatura, para além das informações do perfil da conta associadas ao cliente selecionado, pode verificar imediatamente o saldo de horas disponíveis.
Para cada assistência, pode verificar:
- o utilizador de serviços
- o PC remoto que está a ser suportado
- a data e hora de início e fim da ligação
- a duração do serviço (duração da ligação, duração adicional que pode adicionar manualmente, duração total)
O botão Calcular os totais, no caso de um contrato de subscrição, fornece um resumo em tempo real de:
- total de horas/minutos de assistência já contabilizados
- total de horas/minutos de assistência ainda por contabilizar
No caso de as horas de assistência efetuadas excederem as estipuladas no contrato, pode registar uma adição ao perfil da conta associada ao cliente, utilizando o botão Recarregar. Poderá então adicionar horas extra e dinheiro tiver-se sido contratado um serviço de apoio adicional com o cliente.
