Gestión Contable es una valiosa herramienta que simplifica, optimiza y agiliza la contabilidad de sus actividades de atención al cliente.
De hecho, con Supremo puedes contabilizar el mantenimiento remoto, realizado por ti o tus empleados, y obtener automáticamente informes y datos útiles para la facturación.
Los contratos de servicios celebrados con los clientes, ya sean de pago por uso o de suscripción, pueden configurarse muy fácilmente en la Consola.
Puedes comprobar todas las conexiones remotas realizadas a cada cliente, incluida la asistencia adicional prestada y las notas.
Por último, puedes proceder a la contabilización de las asistencias, realizando búsquedas personalizadas y extrayendo la información contable en un .csv.
La funcionalidad se encuentra en Servicios de asistencia - Gestión contable.
Los perfiles que crees pueden asociarse a grupos de tu libreta de direcciones; por lo tanto, es aconsejable tener un grupo en tu libreta de direcciones para cada uno de tus clientes.
Para asignar un contrato a un cliente, pulsa en Asignar un perfil a un grupo, selecciona el Grupo en su Agenda (Cliente) y el perfil contable de entre los que hayas creado. Haz clic en Asignar.
En caso de modificación de los perfiles e imputaciones contables, las nuevas tarifas se aplicarán a la asistencia que contabilices tras la modificación.
El contrato consumo se calcula en función de la duración de la asistencia prestada y de las tarifas fijadas para las distintas etapas temporales.
Cada perfil contable puede asociarse a uno o varios grupos de tu libreta de direcciones. A continuación, puedes crear un único perfil contable y utilizarlo para todos los clientes a los que apliques la misma tarifa.
Evidentemente, la facturación se hará por cliente, aunque la tarifa sea compartida.
Para el contrato de pago por uso puedes definir:
- Duración mínima de la contabilidad: número mínimo de minutos para guardar la teleasistencia en la gestión de cuentas
- Duración del tramo inicial: intervalo de tiempo (en minutos) del primer disparo
- Coste del tramo inicial: importe anticipado que se cobrará por el primer paso
- Duración de los tramos adicionales: intervalo de tiempo (en minutos) de las tomas siguientes a la primera. Para calcular la duración real y no las tomas, debes introducir 1
- Costo de los tramos adicionales:importe del anticipo que se cobrará por cada etapa posterior a la primera.
Para gestionar tarifas sin ráfaga inicial, basta con dejar a 0 los campos de duración y coste de ráfaga inicial e introducir sólo las ráfagas posteriores.
Algunos ejemplos de perfiles contables con varias tarifas:
- tarifas por horas, hay que introducir 60 minutos en el campo Duración de las ráfagas posteriores y el importe a cobrar por una hora de servicio en Coste de las ráfagas posteriores
- para tarifas basadas en la duración real de la asistencia, debe introducirse 1 minuto en el campo Duración de los pasos posteriores y el coste por minuto en Coste de los pasos posteriores
- para las tarifas con incrementos, el importe del incremento inicial se calculará para los minutos de asistencia introducidos en Duración del incremento inicial (aunque la asistencia dure menos, se cobrará el importe del incremento inicial). El coste del incremento inicial se sumará al coste de los incrementos posteriores.
El Suscriptión se contabiliza en función de la duración de la asistencia prestada, que se deduce del número total de horas definido en el contrato.
Para los contratos de suscripción, las horas de conexión se restarán directamente del perfil de la cuenta. Por lo tanto, si tienes varios clientes con el mismo tipo de perfil, deberás introducir un contrato distinto para cada uno de ellos.
Para el contrato de suscripción puedes definir:
- Duración mínima de la contabilidad: número mínimo de minutos para guardar la teleasistencia en la gestión de cuentas
- Número de horas: número total de horas previstas en el abono
- Importe: coste total de la suscripción
Duración de las tomas: intervalo de tiempo (en minutos) de cada toma. Para calcular la duración real y no los disparos, debe introducir 1
Para contabilizar la asistencia, selecciona en el Filtro de grupo para cálculo contableel Grupo (Cliente) para el que necesitas contabilizar.
Puedes utilizar el filtro temporal para tener en cuenta únicamente la asistencia que debe contabilizarse en un periodo determinado (1).
Un indicador de color muestra inmediatamente qué ayuda debe contabilizarse (amarillo) y cuál ya se ha contabilizado (verde) (2).
Puedes añadir Duración Extra en minutos (3) y notas (4).
La Duración Extra es el tiempo adicional de asistencia a contabilizar que puedes introducir manualmente, por ejemplo, si la asistencia requiere trabajo adicional fuera de la conexión remota realizada con Supremo y registrada automáticamente.
También puedes introducir un número negativo para reducir la duración de la asistencia.
Después de editar este campo, el coste se actualiza automáticamente.
Para contabilizar una asistencia, basta con hacer clic en el icono del candado (5): la asistencia se marcará como contabilizada y ya no será posible modificar su coste ni su duración.
Desde el botón Comptabilizar todo (6) puedes contabilizar masivamente todas las asistencias amarillas que tengas en tus resultados de búsqueda.
La información puede extraerse en un archivo .csv (7).
En el caso de un contrato consumo, puedes comprobar inmediatamente los detalles del perfil contable asociado al cliente seleccionado.
Para cada asistencia puedes comprobar:
- el usuario del servicio
- el PC remoto al que se presta asistencia
- la fecha y hora de inicio y fin de la conexión
- la duración del servicio (duración de la conexión, duración adicional que puedes añadir manualmente, duración total)
- el coste total calculado sobre la base del baremo de tarifas introducido en el perfil contable y la duración de la conexión (duración real + posible duración adicional)
El botón Calcular totales es una función muy útil que permite disponer, para el cliente seleccionado y para los filtros ya utilizados, de un resumen en tiempo real de
- total de horas/minutos de asistencia ya contabilizados
- el coste ya contabilizado
- total de horas/minutos de asistencia pendientes de contabilizar
- el coste pendiente de contabilizar
Para la suscripción, adem ás de la información del perfil de la cuenta asociada al cliente seleccionado, puedes comprobar inmediatamente el saldo de horas disponibles.
Para cada asistencia puedes comprobar:
- el usuario del servicio
- el PC remoto al que se presta asistencia
- la fecha y hora de inicio y fin de la conexión
- la duración del servicio (duración de la conexión, duración adicional que puedes añadir manualmente, duración total)
El botón Calcular totales en el caso de un contrato de suscripción proporciona un resumen en tiempo real de:
- total de horas/minutos de asistencia ya contabilizados
- total de horas/minutos de asistencia pendientes de contabilizar
En caso de que las horas de asistencia realizadas superen las estipuladas en el contrato, puedes registrar un alta en el perfil de cuenta asociado al cliente, utilizando el botón Recargar.A continuación, puedes añadir horas adicionales y dinero si se ha contratado un servicio de asistencia adicional con el cliente.
