Gestione Consuntivo è un valido strumento che semplifica, ottimizza e velocizza la contabilizzazione dell’attività di assistenza verso i tuoi clienti.
Con Supremo puoi infatti consuntivare le assistenze remote, effettuate da te o dai tuoi collaboratori, ed ottenere automaticamente report e dati utili per la fatturazione.
I contratti di assistenza stipulati con i clienti, sia a consumo che in abbonamento, possono essere configurati in maniera molto semplice nella Console.
Puoi verificare tutte le connessioni remote effettuate verso ciascun cliente, inserendo dell'assistenza extra fornita e delle note.
Infine, puoi procedere alla contabilizzazione delle assistenze, effettuando delle ricerche personalizzate ed estraendo le informazioni contabili in un .csv.
La funzionalità è disponibile in Servizi di Assistenza - Gestione Consuntivo.
Per inserire un nuovo contratto, clicca su Gestisci profili consuntivo - Crea nuovo profilo ed assegna il nome del profilo contabile ed il tipo di contratto, se a consumo o in abbonamento.
I profili che crei potranno essere associati ai gruppi della tua Rubrica; è pertanto consigliabile avere un Gruppo in Rubrica per ogni tuo cliente.
Per assegnare un contratto ad un cliente, clicca su Assegna profilo a gruppo, seleziona il Gruppo della tua Rubrica (Cliente) ed il profilo contabile tra quelli che hai creato. Clicca su Assegna.
Se modifichi i profili contabili o le assegnazioni, le nuove tariffe verranno applicate alle assistenze che contabilizzi dopo la modifica.
Il contratto a consumo viene consuntivato sulla base della durata delle connessioni remote effettuate e delle tariffe impostate per i diversi scatti temporali.
Ogni profilo contabile può essere associato ad uno o più gruppi della tua Rubrica. Puoi quindi creare un singolo profilo contabile ed utilizzarlo per tutti i clienti a cui applichi la stessa tariffa.
La consuntivazione verrà ovviamente effettuata per singolo cliente, anche se il tariffario è condiviso.
Per il contratto a consumo puoi definire:
- Durata minima per contabilizzare: n° minimo di minuti per salvare le assistenze remote nella gestione del consuntivo
- Durata scatto iniziale: intervallo temporale (in minuti) del primo scatto
- Costo scatto iniziale: importo anticipato da addebitare per il primo scatto
- Durata scatti successivi: intervallo temporale (in minuti) degli scatti successivi al primo. Per calcolare la durata reale e non gli scatti, devi inserire 1
- Costo scatti successivi: importo anticipato da addebitare per ogni scatto successivo al primo.
Per gestire tariffe senza scatto iniziale, basta lasciare a 0 i campi durata e costo scatto iniziale ed inserire solo le informazioni degli scatti successivi.
Alcuni esempi di profili contabili:
- per tariffe orarie vanno inseriti 60 minuti nel campo Durata scatti successivi e la somma da addebitare per un’ora di assistenza in Costo scatti successivi
- per tariffe basate sulla durata effettiva dell’assistenza, va inserito 1 minuti nel campo Durata scatti successivi ed il costo al minuto in Costo scatti successivi
- per tariffe con scatti verrà calcolato l’importo dello scatto iniziale per i minuti di assistenza inseriti alla voce Durata scatto iniziale <(anche se l’assistenza dura meno verrà addebitato l’importo previsto per lo scatto iniziale). Al costo dello scatto iniziale si aggiungerà il costo degli scatti successivi.
Il contratto in abbonamento viene contabilizzato sulla base della durata delle assistenze erogate, che vengono scalate dal monte ore totale definito nel contratto stesso.
Per i contratti in abbonamento, le ore di connessione saranno sottratte direttamente dal monte ore del profilo contabile. Pertanto, se hai più clienti con lo stesso tipo di profilo, è necessario inserire un contratto separato per ciascuno di essi.
Per il contratto in abbonamento puoi definire:
- Durata minima per contabilizzare: n° minimo di minuti per salvare le assistenze remote nella gestione del consuntivo
- Monte ore: monte ore totale previste dall’abbonamento
- Importo: costo totale dell'abbonamento
- Durata scatti: intervallo temporale (in minuti) di ogni scatto. Per calcolare la durata reale e non gli scatti, devi inserire 1
Per contabilizzare le assistenze, seleziona nel filtro Filtro gruppo per calcolo consuntivo il Gruppo (Cliente) per cui devi effettuare la consuntivazione.
Puoi utilizzare il filtro temporale per considerare solo le assistenze da contabilizzare di un dato periodo (1).
Puoi aggiungere la Durata Extra espressa in minuti (3) e delle note (4).
La Durata Extra è il tempo di assistenza aggiuntivo da contabilizzare che puoi inserire manualmente, ad esempio, nel caso in cui l’assistenza ha richiesto del lavoro aggiuntivo al di fuori del collegamento remoto effettuato con Supremo e registrato automaticamente.
Puoi inserire anche un numero negativo per ridurre la durata dell’assistenza.
Dopo la modifica di tale campo, il costo si aggiorna in automatico.
Per contabilizzare un’assistenza basta cliccare sull’icona del lucchetto (5): l'assistenza sarà marcata come contabilizzata e non sarà più possibile modificarne né costi né durata.
Dal tastoContabilizza tutti (6) puoi contabilizzare massivamente tutte le assistenze gialle che hai nei risultati della tua ricerca.
Le informazioni possono essere estratte in un file .csv (7).
In caso di contratto a contratto a consumo puoi verificare immediatamente i dettagli del profilo contabile associato al cliente selezionato.
Per ciascuna assistenza puoi verificare:
- l’utente che ha effettuato l’assistenza
- il PC remoto a cui è stato dato supporto
- la data e ora di inizio e di fine connessione
- la durata dell’intervento di assistenza (durata della connessione, durata extra che puoi aggiungere manualmente, durata totale)
- il costo totale calcolato sulla base del tariffario inserito nel profilo contabile e della durata della connessione (durata effettiva + eventuale durata extra)
Il tasto Calcola totali è una funzionalità molto utile che permette di avere, per il cliente selezionato e per i filtri già utilizzati, il riepilogo in tempo reale di:
- totale ore/minuti di assistenza già contabilizzati
- il costo già contabilizzato
- totale ore/minuti di assistenza ancora da contabilizzare
- il costo ancora da contabilizzare
Per il contratto in abbonamento,oltre alle informazioni del profilo contabile associato al cliente selezionato, puoi verificare subito il saldo ore a disposizione.
Per ciascuna assistenza puoi verificare:
- l’utente che ha effettuato l’assistenza
- il PC remoto a cui è stato dato supporto
- la data e ora di inizio e di fine connessione
- la durata dell’intervento di assistenza (durata della connessione, durata extra che puoi aggiungere manualmente, durata totale)
Il tasto Calcola totali in caso di contratto ad abbonamento permette di avere il riepilogo in tempo reale di:
- totale ore/minuti di assistenza già contabilizzati
- totale ore/minuti di assistenza ancora da contabilizzare
Nel caso in cui le ore di assistenza effettuate superino quelle previste dal contratto, è possibile registrare un’integrazione al profilo contabile associato al cliente, tramite il tasto Ricarica. Puoi quindi aggiungere ore ed importo extra se è stata contrattualizzato un servizio di supporto aggiuntivo con il cliente.
