Buchhaltungsmanagement ist ein wertvolles Instrument zur Vereinfachung, Optimierung und Beschleunigung der Abrechnung für die Unterstützung Ihrer Kunden.
Mit Supremo können Sie nämlich die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern durchgeführten Fernwartungen abrechnen und automatisch Berichte und Daten erhalten, die für die Rechnungsstellung nützlich sind.
Die mit den Kunden abgeschlossenen Serviceverträge, ob auf Verbrauch- oder Abonnement-basis, können sehr einfach in der Konsole konfiguriert werden.
Sie können alle Fernverbindungen zu jedem Kunden überprüfen, einschließlich der geleisteten zusätzlichen Hilfe und der Notizen.
Schließlich können Sie den Assistenzdienst in Rechnung stellen, indem Sie individuelle Suchvorgänge durchführen und die Buchhaltungsinformationen in eine CSV-Datei extrahieren.
Die Funktionalität ist zu finden unter Unterstützungsdienste - Buchhaltung.
Um einen neuen Vertrag anzulegen, klicken Sie auf Buchhaltungsprofile verwalten - Neues Profil erstellenund vergeben Sie den Namen des Buchhaltungsprofil und die Art des Vertrags, ob Verbrauch oder Abonnement.
Die von Ihnen erstellten Profile können mit Gruppen in Ihrem Adressbuch verknüpft werden; es ist daher ratsam, für jeden Ihrer Kunden eine Gruppe in Ihrem Adressbuch anzulegen.
Um einen Vertrag einem Kunden zuzuordnen, klicken Sie auf Profil einer Gruppe zuweisen, wählen Sie die Gruppe in Ihrem Adressbuch (Kunde) und das Buchhaltungsprofil aus den von Ihnen erstellten Profilen. Klicken Sie auf Zuweisen.
Im Falle einer Änderung der Abrechnungsprofile und Zuweisungen werden die neuen Sätze auf die von Ihnen nach der Änderung abgerechnete Hilfe angewendet.
Der Verbrauch-basis Vertrag wird auf der Grundlage der Dauer der geleisteten Hilfe und der für die verschiedenen Zeitabschnitte festgelegten Tarife berechnet.
Jedes Abrechnungsprofil kann mit einer oder mehreren Gruppen in Ihrem Adressbuch verknüpft werden. Sie können dann ein einziges Abrechnungsprofil erstellen und es für alle Kunden verwenden, für die Sie denselben Tarif anwenden.
Die Abrechnung erfolgt natürlich pro Kunde, auch wenn der Tarif gemeinsam genutzt wird.
Für den Umlagevertrag können Sie festlegen:
- Mindestdauer für die Buchhaltung: Mindestanzahl von Minuten für die Speicherung der Fernunterstützung bei der Buchhaltungsmanagement
- Dauer für den ersten Schuss: Zeitintervall (in Minuten) des ersten Schusses
- Kosten für den ersten Schuss: Vorschussbetrag, der für den ersten Schuss berechnet wird
- Dauer der nachfolgenden Schüsse: Zeitintervall (in Minuten) der auf den ersten Schuss folgenden Schüsse. Um die tatsächliche Dauer und nicht die Schüsse zu berechnen, müssen Sie 1 eingeben
- Kosten der nachfolgenden Schüsse: Vorschussbetrag, der für jeden Schuss nach dem ersten berechnet wird.
Um Tarife ohne Anfangsgebühr zu verwalten, lassen Sie einfach die Felder Dauer und Kosten für den ersten Schuss auf 0 und geben Sie nur die Informationen für die nachfolgenden Schüsse ein.
Einige Beispiele für Buchhaltungsprofil:
- bei Stundentarifen sind 60 Minuten in das Feld Dauer der nachfolgenden Schüsse und der für eine Stunde Hilfeleistung zu berechnende Betrag in das Feld Kosten nächste Schüsse einzugeben
- bei Tarifen, die sich auf die tatsächliche Dauer der Hilfeleistung beziehen, ist 1 Minute in das Feld Dauer der nachfolgenden Schüsse und der Betrag pro Minute in Kosten der nachfolgenden Schüsse einzutragen
- bei Tarifen mit Schritten wird der Betrag des ersten Inkrements für die unter Dauer des ersten Schuss eingegebenen Minuten der Hilfeleistung berechnet (auch wenn die Hilfeleistung kürzer dauert, wird der Betrag des ersten Schusses berechnet). Die Kosten für die erste Stufe werden zu den Kosten für die nachfolgenden Stufen addiert.
Die Abonnementvertrag wird auf der Grundlage der Dauer der geleisteten Unterstützung verbucht, die von der im Vertrag festgelegten Gesamtzahl der Stunden abgezogen wird.
Bei Abonnementverträgen werden die Verbindungsstunden direkt vom Kontoprofil abgezogen. Wenn Sie also mehrere Kunden mit demselben Profiltyp haben, müssen Sie für jeden von ihnen einen eigenen Vertrag eingeben.
Für den Abonnementvertrag können Sie festlegen:
- Mindestdauer für die Buchhaltung: Mindestanzahl von Minuten für die Speicherung der Fernunterstützung bei der Kontoführung
- Stundenanzahl: Gesamtzahl der Stunden, die im vorausbezahlten Abonnement vorgesehen sind
- Betrag: Gesamtkosten des Abonnements
- Dauer der Schüsse: Zeitintervall (in Minuten) für jeden Schuss. Um die tatsächliche Dauer und nicht die Schüsse zu berechnen, müssen Sie 1 eingeben
Um die Hilfeleistung abzurechnen, wählen Sie im Gruppenfilter für die Abrechnungsberechnung die Gruppe (Kunde) aus, für die Sie abrechnen müssen.
Sie können den Zeitfilter verwenden, um nur die Hilfe zu berücksichtigen, die in einem bestimmten Zeitraum (1) abgerechnet wird.
Ein farbiger Indikator zeigt sofort an, welche Hilfe noch abzurechnen ist (gelb) und welche bereits abgerechnet wurde (grün) (2).
Sie können die zusätzliche Dauer in Minuten (3) und Noten (4) hinzufügen.
Die zusätzliche Dauer ist die zusätzlich zu berücksichtigende Unterstützungszeit, die Sie manuell eingeben können, z.B. für den Fall, dass die Unterstützung zusätzliche Arbeit außerhalb der mit Supremo hergestellten und automatisch aufgezeichneten Fernverbindung erfordert.
Sie können auch eine negative Zahl eingeben, um die Dauer der Unterstützung zu reduzieren.
Nach der Bearbeitung dieses Feldes werden die Kosten automatisch aktualisiert.
Um eine Hilfe abzurechnen, klicken Sie einfach auf das Schlosssymbol (5): Die Hilfe wird als abgerechnet markiert und es ist nicht mehr möglich, ihre Kosten oder Dauer zu ändern.
Über die Schaltfläche Alle abrechnen (6) können Sie alle gelben Hilfsmittel, die Sie in Ihren Suchergebnissen haben, massiv zählen.
Die Informationen können in eine .csv-Datei extrahiert werden (7).
Im Falle eines Umlagevertrags können Sie sofort die Details des Abrechnungsprofils des ausgewählten Kunden überprüfen.
Für jede Hilfe können Sie eine Überprüfung vornehmen:
- der dienstleistende Benutzer
- der unterstützte Remote-PC
- Datum und Uhrzeit des Beginns und Endes der Verbindung
- die Dauer des Dienstes (Verbindungsdauer, zusätzliche Dauer, die Sie manuell hinzufügen können, Gesamtdauer)
- die Gesamtkosten, die auf der Grundlage der im Abrechnungsprofil eingegebenen Gebührenordnung und der Dauer der Verbindung (tatsächliche Dauer + etwaige zusätzliche Dauer) berechnet werden
Die Schaltfläche Summen berechnen ist eine sehr nützliche Funktion, mit der Sie für den ausgewählten Kunden und für die bereits verwendeten Filter eine Echtzeit-Zusammenfassung der folgenden Daten erhalten:
- bereits abgerechnete Gesamtstunden/Minuten der Hilfeleistung
- die bereits berechneten Kosten
- Gesamtzahl der noch abzurechnenden Stunden/Minuten der Hilfeleistung
- die noch zu berücksichtigenden Kosten
Für den Abonnementvertrag können Sie zusätzlich zu den Kontoprofilinformationen, die mit dem ausgewählten Kunden verbunden sind, sofort den Saldo der verfügbaren Stunden überprüfen.
Für jede Hilfe können Sie eine Überprüfung vornehmen:
- der dienstleistende Benutzer
- der unterstützte Remote-PC
- Datum und Uhrzeit des Beginns und Endes der Verbindung
- die Dauer der Dienstintervention (Verbindungsdauer, zusätzliche Dauer, die Sie manuell hinzufügen können, Gesamtdauer)
Die Schaltfläche Summen berechnen bietet im Falle eines Abonnementvertrags eine Zusammenfassung in Echtzeit:
- bereits abgerechnete Gesamtstunden/Minuten der Hilfeleistung
- Gesamtzahl der noch abzurechnenden Stunden/Minuten der Hilfeleistung
Für den Fall, dass die geleisteten Betreuungsstunden die vertraglich vereinbarten Stunden überschreiten, können Sie über die Schaltfläche Aufladen einen Zusatz zu dem mit dem Kunden verbundenen Kontoprofil registrieren. Sie können dann zusätzliche Stunden und Geld hinzufügen, wenn mit dem Kunden ein zusätzlicher Support-Service vereinbart wurde.
